RCOA - L'opération de publication

Le Processus de Rédaction : Partie I
Présentation et examen des manuscrits - rapide survol de ce qu'on fait d'un manuscrit entre le moment où il est présenté et celui où il est envoyé à l'extérieur pour être évalué par des pairs.

Une fois qu'un manuscrit a été présenté pour publication éventuelle, il faut régler plusieurs questions préliminaires avant d'entamer officiellement l'évaluation. La revue essaie de donner un premier avis à l'auteur dans les 90 jours de la réception du document. À la réception du manuscrit, la rédactrice/le rédacteur en chef appose le timbre-dateur sur le document afin que nous puissions voir le temps que prend chaque étape de l'évaluation. La rédactrice/le rédacteur en chef tâche ensuite de lire tous les documents présentés dans les sept jours de leur réception. Chacun est lu dans l'optique de quatre objectifs précis. On décide tout d'abord si le document est acceptable et/ou mérite un examen plus approfondi selon les "objet et portée" de la revue. Si on estime que le document peut être pris en considération, le deuxième objectif est d'évaluer avec soin le manuscrit pour vérifier s'il respecte les lignes directrices adoptées par la revue pour le style. Les manuscrits DOIVENT respecter les lignes directrices prévues. Si ce n'est pas le cas, on les renvoie à l'auteur sans poursuivre l'évaluation. Si le document présenté respecte les exigences, le troisième objectif consiste à vérifier si la catégorie dans laquelle le ou les auteurs ont placé le document est la plus indiquée (instructif, article, rapport de terrain, etc.). Si on estime que le document serait mieux placé dans une autre catégorie, la rédactrice/le rédacteur en chef contacte l'auteur et en discute avec lui avant de lancer l'évaluation externe. Pour finir, si le manuscrit comporte le recours à des sujets humains, la rédactrice/le rédacteur en chef vérifie qu'on a bien obtenu l'autorisation de l'organisme de contrôle voulu pour le faire; on demande à l'auteur de remettre la confirmation écrite de cette autorisation lorsqu'il présente son document.

Une fois qu'on a vérifié que le sujet traité dans le manuscrit est indiqué pour la revue et qu'il satisfait à toutes les exigences prévues pour envisager sa publication, la rédactrice/le rédacteur en chef confie la coordination de l'évaluation externe par les pairs à une personne. Dans certains cas, elle le fait elle-même, mais les manuscrits sont généralement confiés, en fonction de la langue de rédaction (anglais ou français) et du sujet général, aux rédacteurs en chef adjoints (RCA) chargés des différents domaines. À l'occasion, l'évaluation peut être coordonnée par un autre rédacteur en chef adjoint lorsque la charge de travail du RCA est déjà très lourde ou qu'il y a une possibilité de conflit d'intérêts. Le deuxième cas de figure est de nature éthique et on essaie d'éliminer toute partialité et/ou conflit d'intérêts de l'évaluation par les pairs. Étant donné que la communauté des professionnels et des universitaires qui s'intéressent aux sciences et aux troubles de la communication est relativement réduite au Canada, des conflits peuvent se présenter. Lorsqu'il est évident qu'il y a une relation personnelle ou professionnelle entre le ou les auteurs du manuscrit présenté à la revue et le personnel de rédaction, on confie le texte à d'autres personnes. En l'occurrence, le membre de l'équipe de rédaction concerné ne participe à aucune étape d l'évaluation (de la coordination à la décision finale). On ne contacte pas non plus les collègues du même établissement pour leur demander d'évaluer le document. Pour garantir l'équité et l'impartialité de l'évaluation des manuscrits, on peut donc changer le responsable de la coordination de l'évaluation et la manière de lancer l'évaluation. Lorsqu'on procède à un tel changement, on en informe l'auteur concerné en lui donnant les raisons. On exclut normalement la rédactrice/le rédacteur en chef ou le rédacteur adjoint de toutes les étapes de l'évaluation lorsqu'il y a possibilité de conflit d'intérêts.

Lorsque le manuscrit est enfin confié à un rédacteur en chef adjoint, on attribue un numéro de référence au manuscrit et on correspond par écrit avec l'auteur pour accuser réception du manuscrit et indiquer quel rédacteur en chef adjoint coordonnera l'évaluation. À ce stade, la rédactrice/le rédacteur en chef envoie des copies du manuscrit au rédacteur en chef adjoint qui lancera officiellement l'évaluation externe du manuscrit par des pairs.

Le Processus de Rédaction : Partie II
Évaluation des manuscrits - description des raisons et de l'objet de l'évaluation par des pairs, choix des évaluateurs, résultats possibles de l'évaluation et éléments qui influent sur la décision finale de la rédactrice/le rédacteur en chef relative au texte présenté.

Même si, dans certains cas, le rédacteur adjoint ou la rédactrice/le rédacteur en chef a de grandes connaissances dans le domaine traité dans le document présenté, la plupart du temps, l'information fournie par les évaluateurs externes est indispensable pour pouvoir prendre une décision sur le manuscrit et faire une recommandation à la rédactrice/le rédacteur en chef.

La responsabilité du rédacteur adjoint consiste à trouver les évaluateurs possibles pour un document donné. Le rédacteur adjoint facilite, par l'intermédiaire de la secrétaire de rédaction, le contact avec les évaluateurs pour vérifier leur disponibilité et leur volonté d'entreprendre l'évaluation puis leur envoyer le manuscrit avec les formulaires et l'information relatifs à l'évaluation. Dans certains cas, la rédactrice/le rédacteur en chef peut proposer au rédacteur adjoint le nom d'un ou plusieurs évaluateurs possibles. Pour trouver des évaluateurs, on dispose de plusieurs ressources excellentes : la base de données des anciens évaluateurs, les évaluateurs éventuels qui ont exprimé un intérêt et la base de données des membres de l'ACOA où sont indiqués leurs champs d'intérêt.

On recherche deux évaluateurs externes. Il arrive qu'on ait du mal à trouver des évaluateurs externes appropriés pour certains documents. Cela peut avoir de graves répercussions sur la durée de l'évaluation. Lorsqu'on a identifié des évaluateurs possibles, on les contacte pour voir s'ils peuvent faire l'évaluation dans un délai donné. On procède normalement de la façon suivante : on demande aux évaluateurs de présenter leurs observations dans les 45 jours; cependant, étant donné les problèmes qu'on a parfois à trouver des évaluateurs qualifiés dans certains domaines, on fait preuve de souplesse pour obtenir une évaluation fiable du manuscrit par des pairs. On cherche à réaliser toute cette opération de façon à permettre à la rédactrice/le rédacteur en chef de prendre une décision dans les 90 jours de la réception du manuscrit. Il s'écoule généralement 117 jours (quatre mois) en moyenne à la RCOA entre la réception et la décision initiale.

Lorsqu'on envoie un manuscrit aux évaluateurs externes, il est accompagné d'un dossier d'information et d'un sommaire qui leur permet de faire immédiatement une recommandation au coordonnateur (rédacteur adjoint ou rédactrice/le rédacteur en chef) sur l'issue de leur évaluation. L'évaluateur a quatre options : (1) accepter le document pour le publier tel quel, (2) l'accepter pour publication après remaniement ou révision, (3) le refuser, le réviser et le présenter à nouveau pour évaluation, ou (4) le refuser sans possibilité de le reprendre en considération.

Le Processus de Rédaction : Partie III
Sort réservé aux manuscrits - résumé de la nature de la décision une fois les évaluations externes terminées, facteurs pris en compte dans la décision de publier un manuscrit et options dont peuvent disposer les auteurs dans le cadre du processus décisionnel.

Une fois les évaluations externes terminées, le rédacteur chargé de la coordination soupèse l'information obtenue. Il examine dans tous les cas les évaluations externes, lit le manuscrit, fait ses propres observations et juge si le manuscrit est acceptable pour publication dans la revue. C'est à la rédactrice/le rédacteur en chef, que ce soit elle ou quelqu'un d'autre qui a coordonné l'évaluation, que revient la responsabilité de faire une recommandation officielle aux auteurs quant au sort réservé à leur document. Nous donnons ci-dessous quelques renseignements supplémentaires sur les quatre décisions possibles indiquées ci-dessus dont disposent les évaluateurs externes et le coordonnateur.

Il est très rare que la première soit retenue (accepter le manuscrit pour le publier tel quel). Les deuxième et troisième options (accepter le manuscrit après révision et remaniement, ou le réviser et le présenter à nouveau) sont plus souvent retenues pour le choix des documents publiés. Il n'est pas rare qu'on retienne la dernière option (rejet total). Lorsqu'on prend cette décision, on élimine toute possibilité de reprise en considération du manuscrit. Le taux général de rejet pour la revue est de 25 à 30 %. La deuxième option (accepter de publier le manuscrit après remaniement et/ou révision) est très variable. Le remaniement et la révision peuvent aller des modifications minimes aux changements très importants. Cette option est choisie pour environ 50 % des manuscrits jugés acceptables pour être publiés dans la RCOA. Dans l'un et l'autre cas, il est recommandé d'obtenir une acceptation provisoire sous réserve des révisions suggérées par les évaluateurs et le rédacteur chargé de la coordination. Une fois les révisions apportées, la rédactrice/le rédacteur en chef prend la décision finale. On choisit par contre la troisième option pour indiquer aux auteurs qu'en règle générale, le sujet traité peut intéresser les lecteurs, que le développement du sujet ou la teneur du document peuvent être revus, par exemple. Cette option représente les 50 % restants des manuscrits qui pourraient être acceptés pour être éventuellement publiés dans la RCOA. Toutefois, lorsqu'on fait une telle recommandation, le simple fait de les remanier ne garantit pas qu'ils seront acceptés. Il revient en outre aux auteurs de décider de les remanier ou non.

Une fois que le rédacteur chargé de la coordination a soupesé l'évaluation du manuscrit, il transmet pour étude à la rédactrice/le rédacteur en chef une recommandation non exécutoire. Le terme "non exécutoire" est utilisé pour indiquer que la recommandation du rédacteur adjoint peut en fait différer de celle de la rédactrice/le rédacteur en chef. Si c'est le cas, le rédacteur adjoint et la rédactrice/le rédacteur en chef en discuteront longuement, et consulteront parfois directement les évaluateurs externes pour obtenir un complément d'information, avant de prendre la décision officielle. Il est très rare que la rédactrice/le rédacteur en chef ne suive pas la recommandation d'un rédacteur adjoint, mais il arrive qu'on modifie une recommandation concernant la catégorie indiquée pour la publication (article plutôt que note clinique, par exemple) ou le type de remaniement ou révision nécessaire après discussion par le personnel de rédaction. Encore une fois, il ne faut pas oublier que les manuscrits qui exigent des révisions plus importantes peuvent nécessiter de nouvelles révisions après la deuxième évaluation. Il est important de reconnaître que, dans la plupart des cas, si on juge qu'un document pourra intéresser les lecteurs et que le domaine traité est important (option trois), le rédacteur adjoint et/ou la rédactrice/le rédacteur en chef travailleront en étroite collaboration avec le ou les auteurs afin de les aider à apporter tous les changements voulus. S'ils ne le font pas, le temps et les efforts consacrés à l'évaluation par les évaluateurs externes auront été vains. La rédactrice/le rédacteur en chef enverra alors la décision par écrit à l'auteur qui a présenté le texte; les auteurs reçoivent en même temps les évaluations externes ainsi que les observations du rédacteur adjoint chargé de la coordination et/ou de la rédactrice/le rédacteur en chef.

On a pris l'habitude d'indiquer dans la revue, à la fin de tout texte publié, la date de présentation du manuscrit en vue d'envisager sa publication et celle de l'acceptation officielle du manuscrit. Si c'est la première ou la deuxième option qui est recommandée, surtout dans les cas où les révisions demandées sont minimes, c'est la date où la décision finale est envoyée aux auteurs qui constitue la date d'acceptation. Toutefois, si les changements sont plus importants même si l'option deux est recommandée, ou si on recommande de réviser le texte et de le représenter, la date d'acceptation viendra après la deuxième évaluation. Pour les deuxièmes évaluations, il faut parfois avoir recours à l'avis d'un ou de plusieurs experts-conseils indépendants, du rédacteur adjoint et de la rédactrice/le rédacteur en chef, et de ce fait, l'intervalle entre les dates de réception et d'acceptation peut être plus long. Si cette opération prend souvent beaucoup de temps, on estime en général qu'elle est très utile à de nombreux auteurs. C'est notamment vrai pour ceux qui tentent de publier pour la première fois et, dans ce cas il est essentiel d'éduquer les nouveaux auteurs. Là encore, le temps entre la présentation et l'acceptation peut sembler dans certains cas anormalement long, mais il est important de savoir que plusieurs évaluations ont pu être réalisées pendant cette période. En l'occurrence, la date de l'acceptation finale n'est donnée que lorsque la rédactrice/le rédacteur en chef estime que c'est la version définitive du manuscrit ou que les changements demandés sont si minimes que la révision sera pratiquement immédiate.

Quelle que soit l'issue de l'évaluation, le personnel de rédaction tente d'obtenir une évaluation juste et opportune de la part des pairs. Comme nous l'avons déjà dit, environ 25 à 30 % des textes présentés sont rejetés sans pouvoir être présentés à nouveau. Malgré la déception que ressentent les auteurs face à une telle décision, le personnel de rédaction tâche de faire des commentaires constructifs à tous les auteurs. Au besoin, la rédactrice/le rédacteur en chef contactera les évaluateurs externes pour leur dire que leur évaluation lui semble plus punitive qu'instructive. Lorsque c'est le cas, le rédacteur adjoint et la rédactrice/le rédacteur en chef en parleront généralement dans leurs commentaires aux auteurs en espérant qu'ils ne seront pas découragés de tenter à nouveau d'être publiés par la suite. La possibilité de participer à l'opération souvent ardue de rédaction ou de remaniement de son travail, tout en devant absorber l'évaluation critique d'autrui, n'est pas toujours une démarche idéale, mais elle est essentielle si on souhaite s'améliorer pour pouvoir contribuer aux professions et aux disciplines de l'orthophonie et de l'audiologie.