Politique de l'ACOA sur les langues officielles et sur le bilinguisme

DOMAINE : Conseil
SUJET : Langues officielles

POLITIQUE : Les deux principes fondamentaux de cette politique sont les suivants:

• En règle générale, les membres de l'ACOA doivent pouvoir obtenir des services de leur association et communiquer avec elle dans la langue officielle de leur choix.
• Le grand public, les membres des associations canadiennes et les auditoires spécialisés doivent pouvoir obtenir de l'information de l'ACOA dans la langue officielle de leur choix.

I. Évaluation des demandes

a) Offre active de services bilingues - Du point de vue pratique, si l'ACOA convient que des services doivent être offerts dans les deux langues officielles, elle doit le faire activement et avec empressement (par exemple, grâce à des affiches bilingues et à un accueil bilingue), dans la mesure du possible. Cette règle s'applique autant aux services offerts en personne qu'à ceux offerts au téléphone. Si un délai est inévitable, l'ACOA doit à tout le moins s'assurer de faire preuve de courtoisie et de bon sens.

b) Langue de choix des membres - Pour évaluer la nature des services que l'ACOA doit offrir en français et en anglais, il est important de sonder les membres individuellement pour déterminer la langue de leur choix et de noter cette information en plus de la tenir à jour. Il faut interroger les membres au moyen d'un formulaire ou d'un document bilingue. Il ne faut pas prendre pour acquis que les membres bilingues sont indifférents à la langue dans laquelle les services leur sont offerts.

c) Langue de choix du grand public - Une demande d'information formulée dans une langue quelconque signifie une demande de service dans cette langue. Il faut tenir un registre du nombre et de la fréquence des demandes en français.

II. Services offerts aux membres et au grand public

Le terme " service " fait référence non seulement aux appels téléphoniques reçus et aux réunions avec des membres, mais aussi à bien d'autres activités telles que la réponse au courrier, la distribution de formulaires et de publications, et l'organisation de réunions et de congrès.

a) Identification officielle - Pour projeter une image bilingue, l'ACOA doit veiller à ce que son matériel d'identification (papier à en-tête, carte d'appel, etc.) soit dans les deux langues officielles. Le bilinguisme de ce matériel " identitaire " atteste que l'association offre ses services en français aussi bien qu'en anglais. Dans la mesure du possible, il faut accorder une importance égale aux deux langues officielles.

b) Matériel écrit - L'ACOA offrira toutes les publications " officielles ", y compris la Revue d'orthophonie et d'audiologie, le Communiqué et le site Web, dans les deux langues officielles.

i. Correspondance
En règle générale, l'association doit répondre à toute la correspondance dans la langue utilisée par l'expéditeur. Les formulaires et les publications qui accompagnent la correspondance doivent aussi être envoyés dans la langue appropriée.

ii. Formulaires
Tous les formulaires destinés aux membres doivent normalement être offerts en français et en anglais. Si l'ACOA doit produire des versions distinctes, elle doit indiquer sur chacune qu'il existe une version dans l'autre langue.

iii. Bulletins de nouvelles et publications
Les bulletins de nouvelles et les publications de nature générale et les autres documents (règlement administratif, etc.) doivent être offerts en français et en anglais, dans la mesure où il est possible de le faire. Les publications dans des versions distinctes doivent porter une mention précisant qu'elles sont offertes dans l'autre langue. Si une publication est produite seulement dans une langue (publication savante, technique, etc.), il faut songer à publier un résumé dans l'autre langue.

iv. Information
Pour préparer un communiqué de presse ou du matériel d'information, l'ACOA doit songer à informer les deux communautés linguistiques sur un pied d'égalité. Dans la mesure du possible, elle doit fournir le matériel aux médias dans la langue qui convient. Si l'ACOA participe à une activité de promotion ou à un événement dans une région qui parle le français et l'anglais, elle doit faire des efforts pour projeter une image bilingue (affiches, publications, etc.) ou pour offrir un service en personne dans les deux langues officielles.

v. Site Web
L'affichage d'information et de matériel sur le site Web sera soumis aux même règles définies dans la présente politique pour le matériel écrit.

c) Relations en personne

L'engagement à offrir un service dans les deux langues officielles ne signifie pas pour autant que tout le personnel de l'ACOA doit être bilingue, mais il doit être sensible à la politique de l'association. Les employés qui reçoivent une demande de services dans une langue qu'ils ne comprennent pas doivent demander à un collègue de s'en occuper dans les plus brefs délais.

i. Services téléphoniques et de réceptionniste
L'ACOA doit répondre au téléphone dans les deux langues pour montrer qu'elle offre ses services de manière bilingue. Les membres du personnel qui ne peuvent poursuivre la conversation dans la langue officielle de la personne qui appelle doivent poliment acheminer l'appel à un collègue qui pourra le faire.

ii. Réunions et congrès
Les réunions et les congrès de l'association ont lieu seulement en anglais. L'ACOA produit et diffuse le matériel de promotion du congrès annuel dans les deux langues officielles. Dans la mesure du possible, des séances doivent être offertes en français.
L'ordre du jour, les procès-verbaux, les documents, les formulaires et les documents visuels sont préparés en anglais seulement.

iii. Instruction, formation et agrément
Le matériel sur l'agrément (formulaire, diplôme, etc.) doit être offert dans les deux langues officielles. De plus, les membres de l'ACOA peuvent soumettre les renseignements sur leurs équivalents de formation continue en français ou en anglais.