Détails de la Politique de l'ACOA sur la protection
de la vie privée
Quels types de renseignements personnels l'ACOA recueille-t-elle
et utilise-t-elle?
Pourquoi l'ACOA recueille-t-elle
et utilise-t-elle des renseignements personnels?
Quand l'ACOA divulgue-t-elle
de l'information personnelle et à quoi?
Quelle est l'exactitude
des renseignements personnels détenus par l'ACOA?
Comment faire pour accéder aux renseignements personnels
que l'ACOA détient à votre sujet?
Vos renseignements personnels
sont-ils en sécurité?
Pendant combien de temps
l'ACOA conserve-t-elle les renseignements personnels?
Que se passe-t-il si vous avez une
question ou des préoccupations concernant la politique
de l'ACOA sur la protection de la vie privée?
Quels types de renseignements personnels
l'ACOA recueille-t-elle et utilise-t-elle?
L'ACOA recueille et utilise surtout des renseignements personnels
sur ses membres. Elle recueille aussi des données personnelles
sur les personnes qui achètent ses produits et services,
qui assistent à ses congrès et qui soumettent
des manuscrits à l'une de ses publications. L'ACOA assigne
un code d'identification personnel, appelé un "
numéro de membre ", à chaque membre. Il est
ainsi possible de commander des produits et des publications
de l'ACOA ou de se brancher à la section du site Web
réservée aux membres avec ce code.
L'ACOA recueille des renseignements personnels directement des
particuliers ou reçoit cette information par le biais
de son adhésion conjointe avec les provinces et les territoires.
Par exemple :
Si vous êtes membre de l'ACOA, il se peut que vous ayez
fourni des renseignements personnels sur votre formulaire d'adhésion,
tels que votre adresse à domicile, votre date de naissance,
votre numéro de carte de crédit, etc.
Si vous avez assisté à un événement
organisé dans le cadre du congrès de l'ACOA, il
se peut que vous ayez fourni votre numéro de carte de
crédit.
Si vous avez acheté un produit de l'ACOA ou si vous vous
êtes inscrit à un séminaire de formation
en ligne, vous avez fourni vos coordonnées personnelles,
telles que votre nom et votre adresse. Vous avez peut-être
même donné votre numéro de carte de crédit
si vous avez payé pour un produit ou service en ligne.
Si vous avez soumis un manuscrit à la Revue d'orthophonie
et d'audiologie ou au Communiqué, vous avez précisé
vos coordonnées.
Pourquoi l'ACOA recueille-t-elle et
utilise-t-elle des renseignements personnels?
L'ACOA recueille et utilise des renseignements personnels uniquement
aux fins suivantes:
1. déterminer si une personne est admissible à
devenir membre de l'ACOA;
2. fournir et diffuser de l'information sur les avantages conférés
à ses membres et les services qui leur sont offerts (p.
ex. : publications, activités d'intervention publique,
examen d'agrément, occasions de perfectionnement professionnel,
etc.);
3. élaborer et mettre en marché des produits et
services répondant aux intérêts des membres
de l'ACOA et aux acheteurs des produits et services de l'ACOA;
4. mettre à jour les renseignements sur les membres dans
la base de données de l'ACOA;
5. aider les provinces et les territoires membres de l'alliance
conjointe avec l'ACOA à gérer leurs données
sur leurs membres et leurs clients;
6. mener des enquêtes sur les populations desservies par
les orthophonistes et les audiologistes afin de recueillir des
données démographiques sur les ressources humaines
à des fins de recherches;
7. faire participer les membres de l'ACOA à l'élaboration
de politiques.
En précisant ces sept fins, l'ACOA cherche à donner
à ses membres la main-mise sur la façon dont ces
renseignements sont utilisés. Par exemple, si vous indiquez
à l'ACOA que vous ne souhaitez pas recevoir d'avis de
la part de tierces parties pour vous informer de leurs nouveaux
avantages et services, nous noterons votre volonté dans
notre base de données et vous ne recevrez plus ce genre
d'information.
Quand l'ACOA divulgue-t-elle de l'information
personnelle et à qui?
L'ACOA fournit toute l'information recueillie sur les formulaires
d'adhésion aux provinces et territoires membres de l'adhésion
conjointe (Territoires du Nord-Ouest, Colombie-Britannique,
Nouvelle-Écosse, Île-du-Prince-Édouard et
Terre-Neuve) de sorte que votre association provinciale ou territoriale
puisse vous offrir les avantages qu'elle confère à
ses membres.
L'ACOA fournit sa liste des membres à deux différents
types de groupes:
- Elle loue sa liste à des tierces
parties qui, selon l'ACOA, a des offres intéressantes
pour les membres. Ces parties doivent payer pour utiliser
une seule fois les adresses contenues dans cette liste. En
général, ces offres comprennent des catalogues
et de l'information sur des distributeurs de ressources. Toutes
les entités intéressées à utiliser
la liste doivent remplir une demande et envoyer un exemplaire
du matériel, que l'ACOA examinera à l'avance
avant d'accorder son autorisation. Quand l'ACOA donne accès
à sa liste, cela ne signifie pas pour autant qu'elle
recommande ou appuie une entreprise, un produit ou un service
en particulier. En général, l'ACOA ne permet
pas que la liste serve à des fins de recrutement. Seules
les adresses sont fournies (et aucune autre information sur
les membres). L'adresse électronique n'est jamais divulguée
à qui que ce soit. Toutes les entités qui louent
la liste doivent signer une entente de respect de la confidentialité
et un contrat d'utilisation qui stipulent clairement, entre
autres, que la liste leur est fournie pour un usage unique
et qu'elle ne peut être réutilisée, vendue,
prêtée, copiée ni modifiée de quelque
façon que ce soit. Ces entités sont aussi assujetties
aux prescriptions de la loi sur la protection des renseignements
personnels, qui assure le respect de la vie privée.
- Elle fournit aussi sa liste à
des partenaires de son programme promotionnel. L'ACOA sanctionne
ces entreprises et a signé une entente de partenariat
exclusive avec elles. Ces entreprises comprennent des sociétés
d'assurance, MBNA Canada (carte de crédit de l'ACOA)
et d'autres partenaires qui offrent des rabais. L'ACOA doit
approuver à l'avance toutes les communications de ces
entreprises, qui sont préparées et entreprises
entièrement aux frais de ces dernières.
Les formulaires de renouvellement des adhésions, de
renouvellement en ligne et de mise à jour de l'information
sur les membres contiennent une case vous donnant la possibilité
de retirer votre nom de la liste d'envoi, qui est distribuée
aux tierces parties. Si vous ne savez si votre nom figure
sur cette liste ou non ou si vous voulez changer votre statut,
il vous suffit de communiquer avec le bureau national et nous
apporterons la modification nécessaire.
Que se passe-t-il si vous vous opposez à la collecte,
à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements
personnels?
L'ACOA s'est engagée à fournir à ses membres
les meilleurs avantages qui soient, avec le moins de perturbation
ou d'inconvénient possible. Nous voulons nous assurer
que vous comprenez pourquoi et comment l'information est recueillie.
De plus, nous souhaitons nous assurer que nous avons votre consentement
pour continuer à recueillir, à utiliser et à
divulguer vos renseignements personnels aux fins mentionnées
précédemment. À n'importe quel moment,
sous réserve des dispositions de la loi, vous pouvez
retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation
et la divulgation d'information. Pour ce faire, il vous suffit
de communiquer avec le bureau national de l'ACOA.
Quelle est l'exactitude des renseignements
personnels détenus par l'ACOA?
L'ACOA déploie tous les efforts valables pour assurer
l'exactitude de vos renseignements personnels, de façon
à pouvoir utiliser cette information aux fins pour lesquelles
elle a été recueillie au départ. Vos renseignements
personnels peuvent changer et nous vous prions de nous en aviser
si tel est le cas pour que nous soyons en mesure de bien répondre
à vos besoins. Pour vous faciliter la tâche, il
nous est possible de mettre instantanément à jour
vos coordonnées, telles que votre adresse, à la
fois pour l'ACOA et pour votre association provinciale ou territoriale
si elle est membre de l'adhésion conjointe. Par exemple,
si vous informez notre service d'agrément de votre changement
d'adresse, votre nouvelle adresse sera aussi inscrite dans la
base de données des membres de l'ACOA et dans celle des
provinces et territoires membres de l'adhésion conjointe.
Cette offre n'est pas valide pour le répertoire des exercices
privés puisqu'il incombe aux membres de maintenir l'information
de ce répertoire à jour.
Comment faire pour accéder aux
renseignements personnels que l'ACOA détient à
votre sujet?
Pour obtenir accès aux renseignements personnels que
détient l'ACOA à votre sujet, vous pouvez envoyer
une demande par écrit à la directrice de la protection
de la vie privée au 1, rue Nicholas, bureau 920, Ottawa
(Ontario) K1N 7B7 ou à privacy@caslpa.ca. Dans un délai
raisonnable, l'ACOA vous avisera par écrit si elle possède
de tels renseignements et quelle en est la nature, à
moins qu'elle ne puisse le faire pour des raisons juridiques
rares. Si l'ACOA ne peut communiquer ces renseignements personnels,
elle vous en expliquera les raisons.
Vous pouvez remettre en question l'exactitude et l'exhaustivité
des renseignements que l'ACOA détient à votre
sujet. L'ACOA modifiera cette information si un membre démontre
avec succès l'inexactitude ou l'insuffisance des renseignements.
Vos renseignements personnels sont-ils
en sécurité?
L'ACOA met tout en œuvre pour protéger vos renseignements
personnels. Elle a mis en place des mesures de protection contre
la perte et le vol ainsi que contre l'accès, la divulgation,
la copie, l'utilisation et la modification non autorisés.
L'ACOA utilise des mesures de protection physiques, organisationnelles
et technologiques pour protéger ces renseignements. Par
exemple, seul un nombre limité de membres du personnel
ont accès aux renseignements de nature délicate,
tels que les numéros de carte de crédit. Un nombre
encore plus restreint d'employés ont l'autorité
de changer l'information dans notre base de données pour
la mettre à jour. De surcroît, l'ACOA s'assure
que ses employés sont au fait de l'importance de préserver
la confidentialité des renseignements personnels.
Pendant combien de temps l'ACOA conserve-t-elle
les renseignements personnels?
L'ACOA conserve les renseignements personnels aussi longtemps
qu'il le faut pour les fins expliquées ci-dessus. Lorsque
des renseignements personnels ne sont plus nécessaires
pour les fins expliquées, ils seront détruits
de manière sécuritaire. De plus, l'ACOA conservera
des renseignements personnels assujettis à une demande
d'accès à l'information aussi longtemps que nécessaire
pour permettre à une personne d'épuiser tous les
recours juridiques fournis par les mesures législatives
fédérales ou provinciales régissant la
protection de la vie privée.
Que se passe-t-il si vous avez
une question ou des préoccupations concernant la politique
de l'ACOA sur la protection de la vie privée?
Vous pouvez adresser vos questions ou préoccupations
concernant la politique sur la protection de la vie privée
à:
Directrice de la protection de la vie privée
1, rue Nicholas, bureau 920
Ottawa (Ontario) K1N 7B7
privacy@caslpa.ca
Pour de plus amples renseignements sur vos
droits à la protection de votre vie privée, vous
pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection
de la vie privée, dont le site Web se trouve à
l'adresse www.privcom.gc.ca, ou son homologue dans votre province
ou territoire.
